The types of Personal Data that we collect about individuals include:

1. Name
2. NRIC number / Passport number
3. Date of birth
4. Email address
5. Residential address
6. Residential telephone number
7. Hand phone number
8. Bank account number

Your Personal Data may be collected from you during your course of dealings with us in any way or manner including pursuant to any transactions and/or communications made from/with us. Some examples of how personal data can be collected:

• When you complete purchase orders, requests or applications for our products or services (by phone, in person, normal mail, or electronically);
• When you communicate with us directly with our sales team.
• When you enter, and when you interact with us during promotions.

In addition, we may also receive, store and process your Personal Data which are provided or made available by any third parties, credit reference bodies, regulatory and law enforcement authorities, for reasons including delivery of our products and to comply with our legal and regulatory obligations.

The Personal Data as provided/furnished by you to us or collected by us from you or through such other sources as may be necessary for the fulfilment of the purposes at the time it was sought or collected, may be processed for the following purposes (collectively referred to as the “Purposes”):

• to communicate with you;
• to maintain and improve customer relationship;
• to assess, process and provide products, services to you;
• to administer and process any payments related to products, services requested by you;
• to establish your identity and background;
• to respond to your enquiries or complaints and resolve any issues and disputes which may arise in connection with any dealings with us;
• to provide you with information or updates on our products, services, upcoming promotions from time to time;
• to maintain and update internal record keeping;
• for internal administrative purposes;
• to conduct credit reference checks and establish your creditworthiness, where necessary, in providing you with the products, services and/or facilities;
• to process any payments related to your commercial transactions with us;
• to share any of your Personal Data with the auditor for our internal audit and reporting purposes;
• to share any of your Personal Data pursuant to any agreement or document which you have duly entered with us for purposes of seeking legal and/or financial advice and/or for purposes of commencing legal action;
• to share any of your Personal Data with financial institutions necessary for the purpose of applying and obtaining credit facility(ies);
• for meeting any applicable legal or regulatory requirements and making disclosure under the requirements of any applicable law, regulation, direction, court order, by-law, guideline, circular or code applicable to us;
• to enforce or defend our rights and your rights under, and to comply with, our obligations under the applicable laws, legislation and regulations;
• for other purposes required to operate, maintain and better manage our business and your relationship with us, which we notify you of at the time of obtaining your consent; and you agree and consent to us using and processing your Personal Data for the Purposes in the manner as identified in this Policy. If you do not consent to us processing your Personal Data for one or more of the Purposes, please notify us at the contact details below.

The collection of your Personal Data by us may be mandatory or voluntary in nature depending on the Purposes for which your Personal Data is collected. Where it is obligatory for you to provide us with your Personal Data, and you fail or choose not to provide us with such data, or do not consent to the above or this Policy, we will not be able to provide products or services to you.

We will not sell, rent, transfer or disclose any of your Personal Data to any third party without your consent. However, we may disclose your Personal Data to the following third parties, for one or more of the above Purposes:

• your immediate family members and/or emergency contact person as may be notified to us from time to time;
• successors in title to us;
• any person under a duty of confidentiality to which has undertaken to keep your Personal Data confidential which we have engaged to discharge our obligations to you;
• any party in relation to legal proceedings or prospective legal proceedings;
• our auditors, consultants, lawyers, accountants or other financial or professional advisers appointed in connection with our business on a strictly confidential basis, appointed by us to provide services to us;
• any party nominated or appointed by us either solely or jointly with other service providers, for purpose of establishing and maintaining a common database where we have a legitimate common interest;
• payment channels including but not limited to financial institutions for purpose of assessing, verifying, effectuating and facilitating payment of any amount due to us in connection with your purchase of our products and/or services;
• government agencies, law enforcement agencies, courts, tribunals, regulatory bodies, industry regulators, ministries, and/or statutory agencies or bodies, offices or municipality in any jurisdiction, if required or authorised to do so, to satisfy any applicable law, regulation, order or judgment of a court or tribunal or queries from the relevant authorities;
• our joint venture/business partners, third-party product and/or service providers, suppliers, vendors, contractors, data processors or agents, that provide related products and/or services in connection with our business, or discharge or perform one or more of the above Purposes and other purposes required to operate and maintain our business;
• financial institutions for the purpose of applying and obtaining credit facility(ies), if necessary;
• in the event of a potential, proposed or actual sale/disposal of any of our business or interest, merger, acquisition, consolidation, re-organisation, funding exercise or asset sale relating to us, or in the event of winding-up (“Transaction”), your Personal Data may be required to be disclosed or transferred to a third party as a result of, or in connection with, the Transactions.
• You hereby acknowledge that such disclosure and transfer may occur and permit us to disclose and transfer your Personal Data to such third party and its advisors/representatives and/or any other person reasonably requiring the same in order for us to operate and maintain our business or carry out the activities set out in the Purposes.

We aim to keep all Personal Data as accurate, complete, not misleading, up-to-date and reliable as possible. Therefore, the accuracy of your Personal Data depends to a large extent on the information you provide.

Subject to the exceptions provided under the PDPA, you have the right to request for access to, request for a copy of, a request to update or correct, your Personal Data held by us. You have the right at any time to request us to limit the processing and use of your Personal Data.

Any of your Personal Data provided to us is retained for as long as the purposes for which the Personal Data was collected continues; your Personal Data is then destroyed from our records and system in accordance with our retention policy in the event your Personal Data is no longer required for the said purposes unless its further retention is required to satisfy a longer retention period to meet our operational, legal, regulatory, tax or accounting requirements.

We are committed to ensuring that your Personal Data is stored securely. In order to prevent unauthorised access, disclosure or other similar risks, we endeavour, where practicable, to implement appropriate physical, electronic and procedural security measures in accordance with the applicable laws and regulations and industry standard to safeguard against and prevent the unauthorised or unlawful processing of your Personal Data, and the destruction of, or accidental loss, damage to, alteration of, unauthorised disclosure of or access to your Personal Data.

The company reserves the right to review and modify this policy from time to time without prior notification to you.

CONTACT DETAILS

Name: Siah Jia Hui
Email address: [email protected]
Telephone No: 06-9864455

H.S.S. Confectionery Foodstuff Sdn. Bhd.
22, Jalan Perusahaan, Kawasan Perindustrian Parit Hulu, Jalan Parit Hulu, Mukim Jalan Bakri,
84200, Muar, Johor.

Date of issuance of this Personal Data Privacy Policy: 19th April 2022.

Di H.S.S. Confectionery Foodstuff Sdn. Bhd. (Company Reg No. 734472-D), kami komited untuk melindungi Data Peribadi individu selaras dengan Akta Perlindungan Data Peribadi 2010 (APDP).

Polisi Perlindungan Privasi Data Peribadi menjelaskan jenis data peribadi yang dikumpulkan, cara mendapatkannya, cara maklumat tersebut digunakan dan siapa yang boleh kami kongsikan maklumat itu. Kami juga menjelaskan cara untuk menghubungi kami untuk mengemaskini Data Peribadi anda, mengajukan soalan tentang amalan perlindungan data peribadi dan menyampaikan maklum balas.

Polisi ini melibatkan maklumat peribadi individu (pelanggan, penjual, pengedar, pembekal) yang kami kendalikan. Kami hanya akan memproses Data Peribadi anda yang selaras dengan Akta Perlindungan Data Peribadi 2010.

Kami berhak untuk mengubahsuai, mengemaskini dan menukar Polisi ini dari masa ke semasa tanpa notis pemberitahuan awal.

Jika anda tidak bersetuju dengan Polisi ini, kami mungkin tidak dapat menyediakan semua perkhidmatan kepada anda dan anda mungkin perlu menamatkan perjanjian yang berkaitan dengan kami.

Jenis Data Peribadi yang kami kumpulkan tentang individu termasuk:

1. Nama
2. Nombor Kad Pengenalan/Pasport
3. Tarikh Lahir
4. Alamat E-mel
5. Alamat Kediaman
6. Nombor Telefon Kediaman
7. Nombor Telefon Bimbit
8. Nombor Akaun Bank

Data Peribadi anda akan diambil semasa berurusan dengan kami dalam apa jua cara atau keadaan termasuk dalam apa jua transaksi dan/atau komunikasi yang di buat melalui/bersama kami. Berikut merupakan contoh bagaimana data peribadi dikumpulkan:

• Semasa anda melengkapkan tempahan pembelian, melalui permintaan atau penggunaan produk atau perkhidmatan kami (Melalui telefon, bersemuka, surat- menyurat ataupun secara elektronik)
• Semasa anda berkomunikasi dengan kami secara terus dengan bahagian jualan.
• Semasa anda menyertai dan berinteraksi dengan kami semasa promosi.

Selain itu, kami boleh menerima, menyimpan dan memproses Data Peribadi anda berikan atau yang tersedia dari pihak ketiga, badan rujukan kredit, legislatif dan pihak berkuasa undang-undang, atas tujuan berkaitan termasuk penghantaran produk dan bekerjasama dengan undang-undang dan syarat kawal selia kami.

Data Peribadi yang anda berikan kepada kami atau kami dapati daripada anda atau melalui sumber lain diperlukan untuk perlaksanaan tujuan pada masa ia dicari atau dikumpulkan, boleh diproses untuk tujuan berikut (Pengumpulan dirujuk sebagai “Tujuan”)

• Bagi menghubungi anda;
• Bagi mengekalkan dan menambahbaik hubungan bersama pelanggan;
• Bagi menilai, memproses dan menyediakan produk dan perkhidmatan kepada anda;
• Bagi mentadbir dan memproses pembayaran berkaitan dengan produk, perkhidmatan yang anda minta;
• Bagi mengukuhkan identiti dan latar belakang;
• Bagi menjawab persoalan atau aduan dan menyelesaikan masalah dan pertikaian yang mungkin timbul semasa berurusan dengan kami;
• Bagi menyediakan maklumat atau kemas kini produk, perkhidmatan, promosi terbaru dari masa ke semasa;
• Bagi memastikan penyimpanan rekod dalaman dikemaskini dan dikekalkan;
• Bagi tujuan pentadbiran dalaman;
• Bagi menjalankan rujukan pemeriksaan kredit dan memastikan anda bertanggungjawab, terutama dalam menyediakan produk, perkhidmatan dan/atau kemudahan kepada anda;
• Bagi memproses pembayaran berkaitan dengan transaksi komersial bersama kami;
• Untuk berkongsi apa jua Data Peribadi anda dengan juruaudit atas tujuan audit dan laporan dalaman;
• Bagi berkongsi Data Peribadi untuk menyelaras perjanjian atau dokumen yang berkaitan atas tujuan nasihat undang-undang dan/atau kewangan dan/atau bagi tujuan mengenakan tindakan undang-undang;
• Bagi berkongsi Data Peribadi anda dengan institusi kewangan berkaitan untuk tujuan memohon dan mendapatkan kemudahan kredit;
• Bertepatan dengan undang-undang atau keperluan kawal selia dan pendedahan di bawah undang-undang berkaitan, syarat, saranan, arahan mahkamah, undang- undang kecil, garis panduan, surat pekeliling atau kod yang berkenaan dengan kami;
• Bagi menguatkuasa atau mempertahankan hak kami dan hak anda, dan bekerjasama dengan syarat kami melalui undang-undang, legislatif dan peraturan yang berkaitan;
• Untuk tujuan lain atas keperluan operasi, mengekalkan dan mengurus perniagaan dan hubungan anda bersama kami dengan lebih baik, di mana, pemberitahuan di buat dari saat mendapatkan kebenaran anda; dan anda bersetuju dan membenarkan kami mengguna dan memproses Data Peribadi anda atas tujuan yang telah dinyatakan dalam polisi ini. Jika anda tidak bersetuju untuk kami proses Data Peribadi untuk satu atau lebih tujuan, sila maklumkan kepada kami melalui maklumat perhubungan di bawah.

Pengumpulan Data Peribadi anda mungkin secara mandatori atau sukarela bergantung kepada tujuan Data Peribadi anda dikumpulkan. Adalah wajib bagi anda untuk memberikan Data Peribadi anda, dan anda gagal atau memilih untuk tidak menyertakan ia, atau tidak bersetuju dengan maklumat di atas atau dengan polisi ini, kami tidak akan dapat membekalkan produk atau perkhidmatan kepada anda.

Kami tidak akan menjual, menyewa, memindahkan atau mendedahkan Data Peribadi anda kepada mana-mana pihak ketiga tanpa persetujuan anda. Walaubagaimanapun, pendedahan pengecualian yang tertera bagi satu atau lebih atas tujuan dinyatakan di atas:

• Ahli keluarga terdekat dan/atau kontak kecemasan yang dimaklumkan dari masa ke semasa.
• Pengganti hak milik bagi kami;
• Individu yang dipertanggungjawabkan oleh kami untuk kerahsiaan penyimpanan Data Peribadi anda yang berkaitan untuk anda;
• Pihak yang berkaitan dengan prosiding undang-undang atau tindakan undang-undang di masa hadapan.
• Juruaudit, penasihat, peguam, akauntan atau pihak kewangan lain atau penasihat profesional yang kami lantik adalah sulit, dilantik untuk memberi perkhidmatan kepada kami;
• Pihak yang telah dicalonkan atau dilantik pihak kami sama ada persendirian atau bersama perkhidmatan lain, atas tujuan memastikan dan mengekalkan pangkalan data yang kami perlukan untuk mengesahkan tujuan bersama;
• Cara pembayaran termasuk tetapi tidak terhad kepada institusi kewangan untuk tujuan menilai, mengesahkan, menguatkuasa dan mengurus bayaran tertunggak kepada kami yang setara dengan pembelian produk dan/atau perkhidmatan kami;
• Agensi kerajaan, penguatkuasa undang-undang, mahkamah, tribunal, badan kawal selia, pengatur industri, kementerian, dan/atau agensi atau badan berkanun, jabatan atau perbandaran di bawah mana-mana bidang kuasa, jika diperlukan atau bertanggungjawab bagi memenuhi keperluan undang-undang, peraturan, arahan atau penghakiman mahkamah atau tribunal atau pertanyaan dari pihak berkenaan;
• Usahasama/rakan niaga kami, pembekal produk dan/atau perkhidmatan pihak ketiga, pembekal, penjual, kontraktor, juru proses data atau ejen, yang menyediakan produk dan/atau perkhidmatan berkaitan yang mempunyai hubungan dengan perniagaan kami, atau telah dilepaskan atau menjalankan satu atau lebih tujuan di atas dan tujuan lain yang diperlukan untuk menjalankan dan mengekalkan perniagaan kami;
• Institusi kewangan bagi tujuan memohon dan mendapatkan kemudahan kredit, jika diperlukan;
• Data Peribadi anda mungkin perlu didedahkan atau dipindahkan kepada pihak ketiga yang berkaitan dengan transaksi, di mana, yang berpotensi, dicadangkan atau jualan sebenar/pembubaran apa jua perniagaan kami atau melibatkan faedah, penggabungan, perolehan, penggabungan, penyusunan semula, pembiayaan atau penjualan aset berkaitan dengan kami, atau dalam keadaan pembubaran (“Transaksi”);
• Anda mengiktiraf pendedahan dan pemindahan sebegitu mungkin berlaku dan membenarkan kami mendedahkan dan memindahkan Data Peribadi kepada pihak ketiga berkenaan dan kepada penasihat/ wakil/ dan/atau sesiapa yang layak bagi memastikan kami terus beroperasi dan mengekalkan perniagaan atau menjalankan aktiviti yang telah disebut dalam Tujuan.

Matlamat kami adalah untuk memastikan semua Data Peribadi anda tepat, lengkap, tidak mengelirukan, terbaru dan boleh dipercayai. Oleh sebab itu, ketepatan Data Peribadi anda sebahagian besarnya bergantung kepada maklumat yang anda berikan.

Tertakluk kepada pengecualian yang dinyatakan di bawah APDP, anda berhak memohon kebenaran untuk akses, salinan, mengemaskini atau membetulkan Data Peribadi dalam rekod kami. Anda berhak memohon kepada pihak kami untuk mengehadkan Data Peribadi anda daripada diproses dan digunakan pada bila-bila masa.

Semua Data Peribadi yang anda berikan kepada kami dikekalkan bagi tujuan pengumpulan Data Peribadi selagi urusan masih berjalan; Data Peribadi anda akan dihapuskan dari rekod dan sistem kami sejajar dengan polisi pengekalan kami di mana Data Peribadi anda tidak lagi diperlukan atas tujuan tersebut melainkan perlu dikekalkan untuk memenuhi tempoh pengekalan bagi tujuan keperluan operasi, undang-undang, peraturan, cukai atau akaun.

Kami komited dalam memastikan Data Peribadi anda disimpan dengan selamat. Bagi mengelakkan akses tanpa kebenaran, pendedahan atau apa jua risiko yang sama, kami berusaha menyediakan langkah yang praktikal bagi melaksanakan langkah selamat yang berkaitan dalam bentuk fizikal dan elektronik sejajar dengan undang-undang terpakai dan peraturan juga mengikut standard industri bagi melindungi dan mengelakkan pihak tidak bertanggungjawab atau secara haram memproses Data Peribadi anda, dan menghapuskan atau kehilangan tanpa sengaja, kerosakan, pengubahsuaian, pendedahan tanpa kebenaran atau mengakses Data Peribadi anda.

Syarikat berhak untuk menyemak dan mengubah suai dasar ini dari semasa ke semasa tanpa pemberitahuan terlebih dahulu kepada anda.

MAKLUMAT PERHUBUNGAN

Nama: Siah Jia Hui
Alamat E-mel: [email protected]
Nombor Telefon: 06-9864455

H.S.S. Confectionery Foodstuff Sdn. Bhd.
22, Jalan Perusahaan, Kawasan Perindustrian Parit Hulu, Jalan Parit Hulu, Mukim Jalan Bakri,
84200, Muar, Johor.

Tarikh Polisi Privasi Data Peribadi ini dikeluarkan : 19hb April 2022.